Worden ingevulde patiëntgegevens op uw website ook automatisch weer verwijderd? Stel het goed in op uw website!
Veel zorgverleners maken gebruik van online formulieren op hun praktijkwebsite, bijvoorbeeld in- en uitschrijfformulieren of een klachtenformulier. Patiënten vullen hierin persoonsgegevens in, zoals hun BSN-nummer en adresgegevens of medische gegevens. Deze gegevens worden, na inzending van een formulier, opgeslagen in de database van de website. Als er door kwaadwillende of hackers wordt ingebroken op uw website dan zijn deze patiëntgegevens dus ook toegankelijk voor buitenstaanders. Het is daarom belangrijk om AVG-technisch om te gaan met deze ontvangen gegevens. Zorg er daarom voor dat u deze (patiënt) gegevens automatisch en periodiek verwijdert.
Deze tutorial geeft uitleg over hoe de persoonsgegeven niet te lang in de database worden bewaard.
De instellingen moeten per formulier apart worden ingesteld. Bij formulieren die geen privacy gevoelige gegevens bevatten kunt u ervoor kiezen om inzendingen niet automatisch te laten verwijderen.
Aanpassingen in de Entry Expiration (inzendingen vervaltermijn)
1. Ga in het beheersysteem (CMS) naar het betreffende formulier, klik in de linker kolom op “Formulieren” en vervolgens op het formulier.
2. Klik op Instellingen en vervolgens op ‘Entry Expiration’
3. Wanneer het nog niet is geactiveerd, vink ‘Enable Expiration’ (Activeer Vervaltermijn) aan, er verschijnen vervolgens meerdere instel mogelijkheden.
4. Bij “Delete entries older than” kunt u invullen na welke periode de inzendingen van een formulier automatisch verwijderd moeten worden. Wij adviseren om hier 7 dagen in te vullen.
5. Bij “Run deletion every” kunt u invullen hoe vaak er moet worden gecontroleerd op inzendingen in het formulier. Wij adviseren om hier 1 dag in te vullen.
6. Klik op de blauwe button “Instellingen bijwerken” om de instellingen op te slaan.
7. Herhaal dit voor al uw formulieren.